📝 Ghi chép hàng ngày: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã thực hiện, thủ quỹ sẽ ghi chép đầy đủ, chi tiết các giao dịch thu, chi tiền mặt trong ngày.
📄 Cột ngày tháng: Ghi ngày, tháng phát sinh nghiệp vụ thu, chi.
📘 Cột chứng từ: Ghi số hiệu của phiếu thu hoặc phiếu chi kèm theo.
🏢 Cột diễn giải: Ghi nội dung chi tiết của nghiệp vụ phát sinh, ví dụ: “Thu tiền bán hàng”, “Chi lương nhân viên”.
⏳ Cột thu/chi: Ghi số tiền tương ứng vào cột Thu (nếu là phiếu thu) hoặc cột Chi (nếu là phiếu chi).
📘Cột tồn quỹ: Tính số tiền mặt tồn quỹ sau mỗi giao dịch bằng cách lấy số tồn quỹ trước đó cộng với số thu hoặc trừ đi số chi phát sinh.
📝Ký xác nhận: Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ và kế toán phải ký xác nhận trên sổ để đối chiếu và đảm bảo tính chính xác.